Mitt bokningssystem

– Uppdatering 20120103

Jag har tidigare försökt hålla samtliga personer i mitt intresseregister uppdaterade personligen. Det är sedan ett tag ohållbart då jag har alldeles för lite tid för detta, jämte tatuerande i studion, arbete i ateljen, uppdaterande av olika webtjänster, tecknande och planerande av projekt, svarande på den ström av frågor som kommer in via olika kontaktvägar. I fortsättningen hör jag endast av mig till intressenter när jag kan erbjuda en tid, eller själv har egna funderingar runt specifika förfrågningar. Vem som helst kan givetvis höra av sig för att fråga hur det ligger till med dennes intresseanmälan, och jag svarar då så fort jag har tid.

Vidare kommer jag på grund av samma tidsbrist i fortsättningen att inskränka mitt urval av tatueringsprojekt i studion ytterligare. När du skickar in din intresseanmälan, låt mig i första hand veta VAD du vill att ditt motiv ska föreställa. Skriv gärna även hur du vill att tatueringen ska framstå, exempelvis ”glad & positiv”, ”dyster, ”destruktiv”, ”vacker”, ”tidlös”, ”enkel” o.s.v. Jag är mindre intreserad av exakt hur du vill att tatueringen ska se ut. Du får gärna lämna bildreferenser om det hjälper dig att kommunicera dina önskemål, men be mig inte att tatuera så att det liknar någon annans arbete; då är det bättre att ni kontaktar den tatueraren direkt. Jag kommer vid senare händelse av inbokad tid ställa de frågor jag kan tänkas behöva få svar på för att kunna planera ditt motiv, varpå jag inför projektstart kommer göra en presentation av mitt förslag (en offert om man så vill) där jag på ett eller flera sätt, t.ex. med skisser och ord, försöker beskriva hur jag skulle vilja utföra ditt motiv på dig. Jag förbehåller mig alltid rätten att avboka nya projekt i den händelse att jag känner att mitt förslag inte uppskattas eller godkännes, och jag upplever att jag inte längre känner mig engagerad i projektet till följd av detta.

– Slut på uppdatering 20120103

I November 2009 lanserarde jag ett nytt system för hur jag kommer hantera själva bokningsförfarandet/-proceduren. Här kan ni läsa om hur det fungerar. Ni kan också läsa lite om bakgrunden till varför jag vill arbeta enligt dessa rutiner.

Observera att detta alltså endast gäller mina bokningar och kunder. Mina kollegor fortsätter boka på sina respektive sätt.

När du läst igenom och förstått hur det hela fungerar – det finns en sammanfattning längst för den som vill ”skumma” genom texten – så kan du kontakta mig genom att besöka mig på studion, eller fylla i formuläret på den här sidan.

Bakgrund

I många år nu har jag använt mig av samma bokningssystem. I den mån man kan kalla det för ett system, vill säga. Det enda som egentligen varit systematiskt, är att jag aldrig bokat mig själv över ett nyår, för att sen öppna boken inför nästföljande år vid början av november. på så sätt har jag sett till att inte väntetiderna blivit extremt långa; ”extremt” som i årslånga. Ändå känns det ibland som att jag inte alltid kunnat erbjuda mina kunder de tider de behöver när de väl fått starta sina projekt. När de få initialt bokade sittningarnas väl genomförts har väntetiden för innevarande år redan avsevärt förlängts. Alternativt har jag hunnit stänga boken för att året redan är fullt. Det kan ju anses vara ett angeläget problem att ha extremt mycket att göra hela tiden, men det kan också vara påfrestande att avsluta mycket färre jobb än man påbörjar. Det blir ofta svårt att överblicka den totala arbetsbördan, och när intressanta projekt kontinuerligt dyker upp så letar jag kort och gott upp de första bästa luckorna i schemat och ser till att få starta dessa så snart jag kan. Det är enkelt att se att man med en sådan formel riskerar att hela tiden få längre väntetider med fler väntande klienter och haltande projekt. Om man då tillhör skaran människor som enkelt hanterar situationen genom att blunda, tappa bort alla listor och vägra svara på telefon och epost för att motverka, bota och/eller förneka eventuell stress, samt kontinuerligt avanmäla sitt intresse att arbeta med hänvisning till sjukdom eller plötsliga och oplanerade vändningar i sitt liv, ja då gör man helt enkelt så och ser således inga problem med det. Vi andra ser ju det problemet att en massa besvikna människor inte får tid eller möjlighet att avsluta de projekt som deras tatuerare åtagit sig att genomföra enligt förhoppningsvis sin bästa förmåga, ända fram till dess fulländning. För någon som jag, med hög arbetsmoral att svårt att säga nej, så blir resultatet många gånger övertid, helgarbete och ständigt pusslande av schemat för att optimera antalet klienter, i syfte att arbeta av sina väntelistor för att på så sätt möta allas önskemål att få fortsätta med sina tatueringar. Det håller, och har hållit länge nu, men i en högst medveten ansträngning att förekomma den berömda väggen, undvika snöbollar av gigantiska proportioner samt försöka återerövra en liten del av min fritid, tillämpar jag alltså numera ett särskilt bokningssystem för mig och mina kunder.

 

Hur det har fungerat

När någon kommit in i studion för att tala med mig om en intressant tatuering och därefter beslutat sig för att de vill slå slag i saken så har jag oftast för stunden varit upptagen med att tatuera en sedan länge inbokad klient. För att inte gå miste om viktig tatueringstid, tappa rytmen och i processen göra sittningen obekväm för sittande kund brukade jag kort och gott leta upp första bästa lediga lucka i mitt schema, boka in det nya projektet (och kanske ett par ytterligare tider) och sen informerat aspiranten att vi vid ett senare tillfälle, närmre den faktiska tatueringstiden, bör ta kontakt igen så att vi kan diskutera motivet och dess detaljer. Det har helt enkelt inte funnits tid att gå och studera mitt arbetsschema ordentligt för att hitta en vettig tid att starta det nya projektet på. Resultatet har periodvis blivit att jag suttit med tre, kanske fyra stora projekt att påbörja på samma vecka. Ibland på samma sätt vecka efter vecka i en månad eller ännu längre. Vad kanske inte alla inser är hur mycket tid en seriös och engagerad tatuerare lägger på sina arbeten innan kunden väl sätter sig för att bli tatuerad. Beroende på exakt vad motivet för tatueringen består i och hur det ska se ut så kan man vara tvungen att eftersöka bakgrundsinformation, oftast i form av bildmaterial, men kanske också genom att läsa texter om ett ämne man inte tidigare varit insatt i. Någon annan gång behöver man se en film för att förstå de karaktärer man åtagit sig att tatuera. Det här var bara några få exempel. När man sen väl samlat all behövlig information så ska man komponera motivet i huvudet och oftast förbereda genom att skissa allt från ett utkast till ett i det närmaste klart motiv beroende på dels hur mycket kunden kräver att få se en förlaga, och dels hur mycket man själv måste studera/skissa ett visst motiv för att lära sig teckna något man tidigare aldrig haft anledning att återskapa. Ibland behöver man också brottas med själva stilen för en kunds önskemål.

Nåväl, när man alltså lyckats klämma in ett tiotal eller ännu fler stora nya projekt under en så kort period som kanske en månad, ja då vet man att man har att göra framöver. Andra perioder kanske man arbetar företrädelsevis med att fortsätta och avsluta tidigare påbörjade tatueringar varpå arbetstiderna blir något normaliserade i jämförelse med de mer hektiska perioderna. Perioderna är inte sällan cykliska. Exakt hur dessa cykler ser ut beror på respektive tatuerares sätt att boka. För mig uppstår ofta extrema belastningar när jag slutrligen öppnar min bokningsbok efter ett sedan länge fullbokat år, samt efter att folk avslutat sina semestrar, ety det är då dessa vill påbörja sina länge efterlängtade projekt. Sen finns det de där oförklarligt pressade perioderna som bara tycks uppstå av en slump. Åtminstone finner jag inte alltid en rimlig förklaring till varför vissa udda veckor eller månader är så mycket sämre planerade än andra. Inga andra än att jag själv varit dålig på att lägga mitt schema, mycket till följd av brist på ett väl fungerande system; ett system som sätts i relation till en ständigt ökande efterfrågan.

 

Hur det fungerar nu

I all korthet så består mitt nuvarande system av ett mål och enmetod, samt ett antal hjälpmedel för att se till att mål och metod följs.

Målet är kort och gott att inte påbörja fler stora projekt än jag kan (i betydelsen ”hinner”) avsluta och därmed hålla en konstant mängd projekt igång samtidigt och därmed hålla en i närmast möjliga mån konstant arbetsbelastning.

Metoden är enkelt nog att jag inte tar in fler projekt än jag avslutar. Det kan liknas vid den klassiska devisen vid fullsatta nattklubbar: ”En ut, en in”. Ett omedelbart resultat av detta är att mina kunder nuförtiden kanske får vänta något längre innan de väl får starta ett projekt, men samtidigt att dessa när de väl påbörjat sin tatuering garanteras tider i konstant tempo tills dess att de avslutat sitt projekt. Jag tror att det kommer resultera i mindre frustration hos kunder som snabbt vill bli klara, samtidigt som jag inte tror att det gör någon skillnad i antalet faktiskt avslutade projekt för min del. Om något tror jag att det faktiskt kan resultera i fler till 100% färdigställda tatueringar, dessutom i högre takt.

För att lyckas hålla detta enkla system och inte släppa på exercisen har jag alltså även tänkt ut ett par hjälpmedel för mig när jag väl schemalägger mitt arbete. Dessa hjälpmedel består av några enkla regler som jag och mina kunder behöver förhålla sig till:

Först och främst: jag tar aldrig in en bokning av ett nytt projekt direkt i studion eller över telefon. I övrigt är allt som förr. Kunder kan kontakta mig genom besök i studion, telefon eller epost, för att diskutera ett arbete och jag kommer vara tillgänglig för detta på samma sätt som tidigare. Skillnaden ligger i att jag fortsättningsvis kommer börja med att ge svar på om jag överhuvudtaget är intresserad av arbetet, vilket jag oftast är. Jag får till övervägande del väldigt roliga och intressanta förfrågningar och känner mig nödgad att påpeka det här. Förutsatt att jag finner idén intressant på ett eller flera sätt så erbjuder jag den aspirerande klienten att lägga sitt projekt i mitt register över intressanta, mognande och kommande projekt. Detta register är ett enkelt, litet, anspråkslöst och idag närmast antikt kortregister; fullkomligt analogt utan konstiga elektroniska gimmickar och funktioner som jag annars är så svag för. I registret för jag namn, telefonnummer och all information som framkommit om det önskade motivet, såsom innehåll, form, stil, uttryck, placering, storlek etc. Denna information kan växa allt eftersom tiden fortskrider. Om en kund vill lägga till eller ändra något i sin idé så gör jag motsvarande förändringar på motsvarande kort. Till detta lägger jag ett datum om när förfrågan inkom. Jag vill dock påpeka att registret inte är en strikt väntelista där inkommandedatum avgör hur snart man kan få sin tatuering påbörjad. Datumet är där för att jag ska kunna hålla koll på ungefär hur länge projektet varit aktivt samt hur länge kunden i fråga väntat på en tid så att jag kan höra av mig med jämna mellanrum och stämma av att intresse fortfarande finns. När så ett eller flera pågående projekt avslutats och det är dags att boka in nya tatueringar tänker jag använda mig av mitt lilla register för att plocka fram några intressanta projekt som jag känner mig redo att påbörja. Berörd kund kontaktas då och erbjuds en startsittning (och eventeuellt ett par uppföljande sittningar om jag redan då öppnat min boningsbok för berörd period). Jag har också för avsikt att där och då lägga upp tatueringen som ett projekt med vissa uttalade mål som båda jag och kund försöker leva upp till. Bland annat kommer jag att ha funderat över den totala tidsåtgången för hela projektet så att vi kan lägga upp en realistisk tidsplan som passar kundens ekonomi, och som en konsekvens av detta instiftar ett ungefärligt slutdatum för hela projektet. I all korthet kan man säga att jag och kunden kommer överens om ungefär hur ofta/regelbundet kunden vill komma, hur länge kunden vill sitta varje gång och när vi planerar att vara helt klara.

Ett annat handgripligt verktyg jag använder mig av är att jag endast startar större projekt på fredagar, och då endast med en kund/fredag. På så sätt vet jag att jag aldrig kommer drabbas av ”galna” veckor där jag behöver spendera all min tid utanför studion med att förbereda och teckna inför min tid i studion. Visst kan det varar svårt för en del att få loss särskilda dagar i veckan (från arbete, skola etc) men det är sällan omöjligt. Många andra instanser i samhället fungerar likadant; kunden/klienten får anpassa sig till de regler och möjligheter som ges av institutionen de vill unyttja/besöka. Jag ser egentligen inga riktiga problem med detta, och hoppas att mina kunder har förståelse för denna regel – att den finns där för att jag ska kunna ge 100% till alla kunder, under en lång tid framöver. Tillsammans letar vi upp en fredag som passar båda.

På samma sätt kommer jag endast utföra små arbeten som går att klara av på en sittning på tisdagar. Den här regeln, såväl som den ovan om att endast starta stora projekt på fredagar, finns för att jag hoppas få en mer regelbunden arbetsvecka och en mer strukturerad tillvaro, såväl på jobbet som utanför.

Jag bokar vidare endast tre månader framåt. Istället för att boka upp hela året som jag gjort tidigare kommer jag alltså hålla en kortare bokningsbok i fortsättningen. Dels vill jag kunna erbjuda mina ”aktiva” kunder sittningar med kortare väntetid, något av ett måste för att jag ska kunna boka som jag beskrivit ovan. Dels vill jag slippa planera mitt liv hela år i förväg. Tanken är att kunder när de väl startart sitt projekt garanteras regelbundna tider utan att de måste boka dem alla i förväg. Jag kommer alltså regelbundet fylla på en kunds bokningar enligt den plan vi tillsammans lagt upp i och med att vi startade projektet i fråga. Just antalet månader (tre) kan komma att ändras beroende på hur det väl det nya systemet fungerar, men principen kommer vara att alltid hålla en konstant tidsmängd uppbokad.

Under en övergångsperiod kommer jag försöka avsluta mina redan pågående projekt i högre takt än jag tar in nya jobb. På så sätt kommer jag förhoppningsvis snart ned i den mängd projekt som är rimlig för att hålla systemet konstant och kan arbeta efter devisen, ”ett projekt ut – ett projekt in”

 

Målen jag avser uppnå med mitt sätt att boka är följande:

En välplanerad och förutsägbar arbetsbelastning.

En tydligare överblick över pågående projekt.

Kortare väntetider för kunder med ”aktiva” projekt.

Fler avslutade tatueringar.

En hållbar plan och metod för en fortsatt intressant karriär och utveckling.

 

Systemet i sammanfattning

Jag påbörjar inte fler projekt än jag hinner avsluta. Ett projekt ut – ett projekt in.

Jag tar emot och bokför önskemål och förfrågningar i ett register.

Om jag inte är intresserad meddelar jag detta omedelbart och för inte in projektet i mitt register.

Jag är lika tillgänglig för att diskutera motiv som tidigare, men bokar aldrig direkt i studion.

Istället hör jag av mig när en lucka och en möjlighet att påbörja tatueringen finns. Om kunden fortfarande är intresserad så bokar jag in henne eller honom enligt överenskommelse.

Nya projekt påbörjas enbart på fredagar.

Tatueringar som beräknas genomföras på en och samma sittning bokar jag på tisdagar.

Jag bokar mitt schema kontinuerligt tre månader framåt.

Påbörjade projekt fylls på med nya tider succesivt enligt överenskommen plan.

 

Mina ordinarie arbetstider är oförändrade, tis-lör 11-18. Telefon tas säkrast emot mellan 10-11. Andra tider svarar jag efter tillgänglighet. Mitt direktnummer är 031-7807 995. Man kan också ringa det vanliga studionumret 031-7070 255 och knappa sig fram i vårt talsvar. Min e-postadress finner ni under min profil på hemsidan.

Intresseanmälningar görs helst genom att fylla i detta formulär, eller via besök på studion.

Alla är varmt välkomna med sina önskemål, gamla kunder som nya!

4 svar på “Mitt bokningssystem”

  1. Hej, jag var inne hos dig i torsdags och pratade om en solros jag ville göra. Skulle ju skicka ett mail till dig, men min webläsare krånglar, och jag kan inte få upp din e-mail just därför. Vore tacksam fall jag fick ett mail ifrån dig (bara så jag vet vart jag skall skicka lite mer beskrivningar om tatueringen). Hotmailen står här ovan. Tack så mycket 🙂

  2. Hej Elin, jag skickar dig ett mail. Kommer antagligen lägga upp ett formulär för ändamålet här på bloggen vad det lider; när jag hinner.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *